Das Parkinsonsche Gesetz
Das erste Mal wurde ich in Tim Ferris’ Buch “die 4-Stunden Woche” auf das Parkinsonsche Gesetz aufmerksam. Es stammt von dem Soziologen C. Northcote Parkinson zur Verwaltungs- und Wirtschaftslehre und lautet, aus dem Englischen übersetzt:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Parkinson, C. N. (1955). Parkinson’s Law The Economist.
Tim beschäftigte sich mit der Frage, wie man am besten seine Arbeitszeit und -aufwand verringert, um mehr Freizeit zu besitzen. Für ihn war es unerklärlich, wieso alle Menschen auf der Welt genau 8 Stunden arbeiten. Wie könne es sein, dass jegliche Arbeit genau diese 8 Stunden in Anspruch nimmt. Seiner Meinung nach ist dies eine willkürliche Festlegung, die in den meisten Fällen nichts mit dem tatsächlichen Arbeitsaufwand zu tun hat. Gäbe der Arbeitgeber 15 Stunden pro Tag als Arbeitszeit vor, so würden die Menschen auch diese Zeit füllen.
Neben der Bürotätigkeit tritt dieses Phänomen auch bei Studenten auf, diese können, ausgenommen der Vorlesungen, ihren Tagesablauf frei gestalten, dennoch scheinen sie nicht genug Stunden am Tag zu haben.
Viele Studenten werden es spätestens bei ihrer ersten Hausarbeit bemerkt haben: Am Ende wird es immer stressig und knapp. Dabei ist unbedeutend, ob für die Arbeit eine Woche oder ein ganzer Monat veranschlagt ist. Die Arbeit wird aufgeschoben und selbst wenn man sich hinsetzt fehlt die Konzentration, um wirklich produktiv zu sein. Oder es tritt der andere Fall ein, die Motivation ist zu Beginn hoch, man bereitet sehr viel vor, verliert sich dann aber in Kleinigkeiten und Details, die die Zeit füllen. Es entsteht das Gefühl man käme voran, schließlich wird jeden Tag daran gearbeitet. Die Hausarbeit wird auf magische Weise aber einfach nicht fertig. Das sieht dann ungefähr so aus:
Die Hausarbeit bleibt so lange unfertig bis die Deadline, der Tag der Wahrheit, gekommen ist. Am Ende hat man das Gefühl, die Bearbeitungszeit war wirklich nötig, um die Arbeit in dieser Weise fertig zu bekommen. Das Gesetz zeigt jedoch, dass dem nicht so ist. Hätten wir von Anfang an gewusst, dass wir für diese neue anstehende Hausarbeit eine Woche weniger Zeit zur Verfügung hätten, würden wir trotzdem fertig werden.
Timeboxing
Um aus diesem Hamsterrad zu entkommen und die Phase der Hausarbeiten entspannter zu gestalten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine effektive Methode wird “time-boxing” oder “timeblocking” genannt. Timeboxing/Timeblocking ist ein Projektplanungstool. Aufmerksam auf diese Methode wurde ich durch das Buch Deep Work von Cal Newport. Cal nutzt diese und weitere Techniken für seine Autoren- und Professorentätigkeit und dem Anschein nach ist er sehr erfolgreich damit. Bei Timeblocking wird für eine gewisse Tätigkeit ein fester Zeitrahmen veranschlagt.
Ich habe mir für die Zeitplanung eine laminierte DIN A4 Seite mit der Tageszeit im halbe Stunden Takt erstellt. Diese findet ihr am Ende des Beitrags als PDF zum Download. Am Abend zuvor oder morgens bevor ich starte, nehme ich mir etwas Zeit für die Planung. Vor mir liegen meine semesterübergreifenden und wöchentlichen Planungsnotizen. Diese ziehe ich zu Rate, um sicherzustellen, dass die Dinge, die ich für heute plane, im Einklang mit meinen Zielen und ihrer richtigen Gewichtung erledigt werden. Ich versuche ebenfalls darauf zu achten, dass die kleinen und großen Aufgaben gerade noch so in der geblockten Zeit fertiggestellt werden können. Schrittweise verbessert sich das Gefühl für die Abschätzung der benötigten Zeit. Falls sich im Laufe des Tages unerwartet Änderungen einschleichen, kann ich durch die laminierte Seite die Blöcke mit Wasser löschen und diese dadurch verändern. So sieht das dann beispielsweise aus:
Ich bin mir sicher, dass ich dadurch meine Produktivität steigere und meine Aufgaben in einer kürzeren Zeit bewältige, als das ohne Planung der Fall wäre. Diese paar Minuten zur Planung am Morgen oder am Abend zuvor, sorgen bei mir für eine große Stressreduktion. Die Organisation gibt mir das Gefühl, dass ich meine Zeit sinnvoll nutze und sie meinen Zielen dienlich sind.
Ein Tag ohne Struktur fühlt sich hingegen bei weitem nicht so gut an, nie kann ich mir wirklich sicher sein, dass ich meine Zeit gut genutzt habe. Selbst wenn ich produktiv war, denke ich an das parkinsonsche Gesetz und frage mich, ob diese Aufgabe wirklich so viel Zeit in Anspruch nehmen musste oder ob ich das ganze nicht schneller hätte erledigen können.
Falls euch dieses Phänomen der sich ausdehnenden Arbeit auch bekannt ist, versucht einmal eure Zeit in Zeitblöcke bzw. Boxen einzuteilen. Meinen Zeitplaner findet ihr als PDF zum Download am Ende des Beitrags. Natürlich ist auch ein einfaches Blatt Papier ausreichend, an dem ihr an den Rand die Stunden schreibt und rechts davon die Aufgaben, die ihr in diesem Zeitblock erledigen wollt.
Viel Erfolg beim timeboxing/timeblocking.
Für weitere Ideen könnt ihr die Links abchecken:
https://tim.blog/
https://www.calnewport.com/blog/2013/12/21/deep-habits-the-importance-of-planning-every-minute-of-your-work-day/
https://www.calnewport.com/books/deep-work/
https://en.wikipedia.org/wiki/The_4-Hour_Workweek
https://www.calnewport.com/blog/2020/03/16/text-file-time-blocking/
